مستخدم:Tamuz Hasan/مسودة مقال2
- مقترح النظام الإداري الجديد لـ مجموعة ويكيميديا بلاد الشام
مسؤولي المجموعة
عدل- يتوزع مسؤولي المجموعة على (12) منصبا كما يلي:
- الهيئة الإدارية مكونة من (5) أعضاء يسمى أحدهم "المنسق" ويكون مديراً للهيئة (يتم انتخابهم)
- المدير التنفيذي (يتم اختياره من قبل الهيئة الإدارية) وهو يشرف على اعمال كل من :
- أمين الصندوق (يتم انتخابه)
- مشرف العضوية (يتم انتخابه)
- مشرف الحسابات الاجتماعية (يتم انتخابه)
- مشرف برنامج التعليم (يتم انتخابه)
- مشرف النشاطات والفعاليات (يتم انتخابه)
- مشرف تحرير ويكيبيديا (يتم انتخابه)
مهام المسؤولين
عدلالهيئة الإدارية
عدلالمنسّق
عدل- إدارة الهيئة الإدارية ويرأس اجتماعاتها واجتماعات المجموعة أو ينوب عنه شخص آخر يختاره المنسق
- الحفاظ على التواصل والشفافيَّة بين أعضاء المجموعة قدر الإمكان.
- الدعوة للاجتماعات عندما تدعو الحاجة، أو عندما يلاحظ نقص التواصل بين الأعضاء.
- تجهيزُ محضرٍ لكلّ اجتماع، بمحاور نقاش مُعَدَّة مسبقاً، والإشراف على الالتزام بهذه المحاور وتسجيل نتائج النقاش (أو توكيلُ متطوّع بجميع هذه المهام ومتابعة عمله).
- الاطلاع على تقرير المدير التنفيدي حول أعمال جميع المشرفين وفرق المشاريع واعتماد التقرير من الهيئة الإدارية
- متابعة تدقيق الفواتير والحسابات والتأكد من أن أمين الصندوق سيوثّقها وينشرها.
- إعداد التقرير السنوي لتقديمه لمُؤسَّسة ويكيميديا في نهاية كلّ عام (أو توكيل متطوّع أو أكثر بالمهمة).
- الحفاظ على تطبيق قواعد السلوك والبت في أي شكوى أو مخالفة.
عضو الهيئة الإدارية
عدلالمدير التنفيذي
عدلأمين الصندوق
عدل- إرسال طلبات المنح المالية لمؤسسة ويكيميديا أو أي جهات داعمة أخرى، بتوكيل من المنسّق العام، عند الاتفاق على ماهية المنح وضرورتها مع أعضاء المجموعة. بحيث تكون عليه متابعة الطلب مع المؤسسة وتزويدها بما يلزم من معلومات أو بيانات حتى إتمامه.
- استقبال المنح المالية من مؤسسة ويكيميديا أو أيِّ جهاتٍ داعمة أخرى (من خلال حساب المجموعة لو أمكن، أو حسابه الشخصي على مسؤوليته)، وإبلاغ الأعضاء الآخرين بوصولها من خلال توثيقها في مستند غوغل.
- إدارة طريقة صرف إيرادات المجموعة على مشاريعها بحسب ما يتَّفقُ عليه باقي الأعضاء.
- الاحتفاظُ بصورٍ عن جميع الفواتير أو المستندات المالية التي تُوثِّق كيفية إنفاق أموال المجموعة، ورفعها لاحقاً على غوغل درايف.
- توكيل ما لا يقلُّ عن متطوعين اثنين بتدقيق الفواتير (Double-check) من بعده للتأكّد من صحة ومطابقة الأرقام، إما بصورة دورية أو في نهاية السنة المالية كحدّ أقصى (السنة المالية للمجموعة تبدأ في شهر مايو من كل عام إلى شهر أبريل من العام التالي).
مشرف العضوية
عدل- استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
- التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
- حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
- توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات القادمة للفريق إلى صفحة التوثيق المشتركة لمجموعة ويكيميديا الشام.
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات التي اكتملَ تنظيمها إلى صفحة التوثيق المشتركة على ويكيبيديا العربية.
مشرف الحسابات الاجتماعية
عدل- للنشر الدوري في صفحة الفيسبوك والإنستغرام للمجموعة، بالتواصل مع باقي الأعضاء والمسؤولين عن الفرق الأخرى، إضافةً إلى تطوير محتوى الموقع الإلكتروني للمجموعة. كما أن هذا الفريق مسؤولٌ عن متابعة طلبات العضوية الجديدة في المجموعة.
- استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
- التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
- حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
- توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات القادمة للفريق إلى صفحة التوثيق المشتركة لمجموعة ويكيميديا الشام.
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات التي اكتملَ تنظيمها إلى صفحة التوثيق المشتركة على ويكيبيديا العربية.
مشرف برنامج التعليم
عدل- يشرفُ على تدريب طلاب الجامعات والمدارس لإتقان كيفية التحرير في ويكيبيديا وباقي مشاريع الويكي وإضافة المساهمات إليها.
- استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
- التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
- حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
- توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات القادمة للفريق إلى صفحة التوثيق المشتركة لمجموعة ويكيميديا الشام.
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات التي اكتملَ تنظيمها إلى صفحة التوثيق المشتركة على ويكيبيديا العربية.
مشرف النشاطات والفعاليات
عدل- يُنظّم كافة نشاطات المجموعات خارج إطار الجامعات، بما فيها ورشات التحرير والمحاضرات والجلسات والمسابقات وغير ذلك، كما يتولَّى هذا الفريق إدارة الشراكات مع مختلف المؤسّسات (من جمعيات تطوعية أخرى أو مكتبات ومتاحف وغيرها).
- استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
- التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
- حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
- توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات القادمة للفريق إلى صفحة التوثيق المشتركة لمجموعة ويكيميديا الشام.
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات التي اكتملَ تنظيمها إلى [[:w:ar:ويكيبيديا:ويكيميديا
الشام/مشاريع دورة 2018-2019|صفحة التوثيق المشتركة]] على ويكيبيديا العربية.
مشرف تحرير ويكيبيديا
عدل- يُغطّي كافَّة نشاطات ويكيميديا بلاد الشام الإلكترونية، التي لا يحدّها مكان جغرافي مُعيَّن، والتي تسعى لإثراء ويكيبيديا أو باقي مشاريع الويكي، وذلك من خلال مسابقات التحرير وإنشاء المقالات المختارة والجيدة تعاونياً وتنشيط مشروع ويكي بلاد الشام عربياً.
- استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
- التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
- حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
- توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات القادمة للفريق إلى صفحة التوثيق المشتركة لمجموعة ويكيميديا الشام.
- إضافة كافَّة الفعاليات والنشاطات التي اكتملَ تنظيمها إلى صفحة التوثيق المشتركة على ويكيبيديا العربية.
منسّقو المشاريع
عدلسيتم الاتفاق على أدوار المُنسِّقين وتوزيعها بالاقتراع في حال دعت الحاجة إليها.
مسؤولو التواصل
عدلسيكونُ للمجموعة دائماً شخصان مسؤولان على الأقل مسؤولان عن التواصل، يتم تغييرهما بعد اقتراع كلّ عام حيث:
- يكون المنسّق العام، تلقائياً، واحداً منهما.
- سيختار المنسّق العام شخصاً آخر على الأقل ليكون جهة تواصل رسمية للمجموعة.
سير الانتخابات
عدلعملية الترشّح
عدل- لا يتم التصويت إلا على الأشخاص المرشحين.
- يسمح لكلّ عضوٍ بترشيح نفسه، أو بترشيح عضوٍ آخر واحدٍ لكلّ منصبٍ يراه ملائماً (في حال موافقة ذلك العضو على التزكية).
- على الراغبين بترشيح أنفسهم أو ترشيح غيرهم مراسلة أحد المشرفين على الاقتراع لإدراج أسمائهم.
- في حال الترشّح لمنصب أحد ممثلي الدول، يجبُ أن يكون المترشّح مقيماً في الدولة التي سيمثّلها.
- لا يحق لعضو الترشح إلى منصبين في الدورة الواحدة، حفاظا على نجاح العمل الجماعي وتخصص كل فرد في مهمة معينة
عملية الانتخاب
عدل- يقام الاقتراع مرة كل سنتين في شهر آب/أغسطس، وذلك لتخفيف أعباء التنظيم ولإعطاء مجال للاستمرارية وبناء الخبرة.، بدءاً من عام 2020.
- يجري الاختيار باقتراعٍ عبر صفحة تصويت خاصّة على الميتاويكي.
بنود انتخاب الهيئة الإدارية
عدل- كل عضو يشارك في الانتخاب عليه اختيار 5 من المرشحين للهيئة الادارية
- يتم عد الاصوات لكل مرشح والخمسة الاكثر حصدا للنقاط يشكلون الهيئة الادارية
- المرشحين الـ(2) الذين حصلو على الترتيب 6 . 7 يعتبرون اعضاء احتياط وينضمون للهيئة بالترتيب في حال اعتذار عضو عن اكمال مهمته او حدوث ظروف تمنعه من ذلك
- في حال تساوي الاصوات لصاحب الترتيب 6 او ما بعده مع واحد او اكثر من اصحاب المراتب الخمسة يعاد التصوت لهم فقط بحيث يختار كل مشارك في التصويت العدد الناقص لاستكمال الخمسة اعضاء الاساسيين
بنود انتخاب باقي المناصب
عدل- لكلّ عضو الحقّ بانتخاب شخصٍ واحدٍ من أعضاء ويكيميديا الشام للأدوار الستة الأساسية وفق ترشيحهم لانفسهم او تزكيتهم من قبل شخص آخر وموافقة المزكى على ذلك. والأدوار هي :
- أمين الصندوق
- مشرف العضوية
- مشرف الحسابات الاجتماعية
- مشرف برنامج التعليم
- مشرف النشاطات والفعاليات
- مشرف تحرير ويكيبيديا
- يتم اختيار المسؤولين بحسب أغلبية أصوات المشاركين في الاقتراع.
- في حال تعادل أكثر من مُرشَّح بنفس عدد الأصوات، تجري جولة تصويت ثانية للمترشّحين المتعادلين فقط.
- من يحصل على الترتيب الثاني في اعلى الاصوات لكل منصب يعتبر مشرفا احتياطيا ويستلم الاشراف في حال اعتذار المشرف الفعلي عن اكمال مهمته او حدوث ظروف تمنعه من ذلك
- يقوم على إدارة موقع الانتخابات شخصان على الأقل باتّفاق الآخرين، يحظيان بثقة المجموعة.
- يتم نشر النتائج بعد انقضاء مدة الاقتراع، البالغة أسبوعاً واحداً.
- في حال استقالة أحد المسؤولين قبل انتهاء فترة صلاحياته، يتم إجراء انتخابات تكميلية لتعويض منصبه.
لقاءات المجموعة
عدليتم تنظيم اجتماعات دورية على النحو التالي:
- الاجتماع السنويّ، في نهاية شهر أبريل من كلّ عام، بحيث يسبقُ ذكرى التأسيس و(موعد إصدار التقرير السنوي) بشهر تقريباً، وتكون محاوره الأساسية كالآتي:
- مراجعة أداء السنة الماضية، من حيث المشاريع وعمل المسؤولين.
- التخطيط لأهمّ مشاريع السنة القادمة.
- وضع خطة مالية تقريبية للسنة القادمة.
- اجتماع في آخر يوم سبت من كلّ شهر لجميع المسؤولين، وأي أعضاء راغبين، يعقد عبر الإنترنت. يمكن أن لا تتعدى مدة الاجتماع الخمس دقائق، حيث سيعتمدُ طوله على الحاجة والمستجدات.
- اجتماعات طارئة أخرى يدعو لها المنسّق العام، حسب المستجدات، واقتراحات عضوين آخرين على الأقل.
إدارة اللقاءات
عدليجبُ أن يجري كلّ اجتماعٍ بالطريقة الآتية:
- توضع أجندةٌ ومحاور مُسبقاً، يُجهّزها منسق المجموعة أو المشرف على الاجتماع، أو أيّ متطوع يرغبُ بذلك.
- يكونُ هناك مشرفٌ للاجتماع (هو في العادة المنسّق، مع إمكانية حلول عضوٍ آخر مكانه في حال الرغبة)، مسؤولياته هي:
- متابعة الاجتماع بحيث لا يأخذ محورٌ أكثر من حقّه.
- تسجيل أهمّ النقاط المذكورة، والنتائج، والتوصيات.
- كتابة محضرٍ مُختصرٍ عن الاجتماع يتضمَّن المكان والزمان، والحضور، ومُلخَّص النتائج ورفعه إلى غوغل درايف.
- الحضور اختياريٌّ لجميع الاجتماعات، مع مُلاحظة الآتي:
- في حال كان الاجتماع دورياً متفقاً عليه، فإنَّه من الممكن اتخاذ أيّ قرارٍ خلاله بإجماع الأعضاء الحاضرين، مع النُّصح - لكن عدم الإلزام - بإشعار باقي أعضاء المجموعة.
- في حالة الاجتماع السنوي، يجبُ الإعلان عن القرارات المُتَّفقِ عليها لثلاثة أيام قبل اعتمادها، وذلك للحصول على موافقة أو تعليقات الأعضاء الآخرين.
مشاريع المجموعة
عدلسيكونُ لكلّ مشروعٍ رسمي للمجموعة مشرف (Owner)، يُمكنه التطوّع برغبته الشخصية للإشراف على المشروع، أو يُوكِّله منسّق المجموعة (بعد موافقته على استلام المهمة). مهام المشرف هي الآتي:
- التأكد من سير المشروع حسب ما يتّفق عليه باقي الأعضاء، أو ما يراهُ مناسباً في حال عدم وجود اتفاق مُحدَّد.
- إطلاع أعضاء المجموعة على سير المشروع ومخرجاته، وطلب المساعدة عند اللزوم.
- إعداد تقريرٍ مختصرٍ عن مراحل المشروع، وإنجازاته، ونتائجه، وإضافته إلى غوغل درايف.
- مشاركة التقارير مع أي جهات ذات علاقة، كالمؤسسة، المشرفين على المسابقات، إلخ.
- التنسيق مع الفريق في حال الحاجة للتعاون مع جهات خارجية، كالحال في تحكيم المسابقات.
- التنسيق مع المسؤول المالي في حال الحاجة إلى تمويل.
- في حال تنظيم أي نشاط باسم المجموعة، فيجبُ إطلاع باقي الأعضاء عليه بشكل واضح، مع عدم تدخّل المنسق أو أحدٍ من المجموعة في تفاصيله.
اختيار ممثلّي اللقاءات الخارجية
عدلعند الحاجة لاختيار ممثّل عن المجموعة للقاء رسمي، مثل مؤتمر ويكيميديا السنوي في ألمانيا، يجري اقتراعٌ عامٌ ويعلم به جميع أعضاء المجموعة. يجري الاقتراع كالآتي:
- يجرى الاقتراع عبر موقع إلكتروني، مثل نماذج غوغل.
- يُمكن لكلّ عضوٍ ترشيح ما بين 1-3 أسماء للممثلين، حيث سيقع الاختيار في النهاية على صاحب أكثر أصوات.
- لا يطلع على أسماء المصوّتين سوى شخصان إلى ثلاثة باتفاق باقي الأعضاء، حفاظاً على الخصوصية ودرءاً للحساسيات.
عن قانون المجموعة
عدل- هذا القانون تم اعتماده في يوم السبت، 6 مايو 2017، ويكونُ ملزماً لكلِّ أعمال المجموعة منذ ذلك الحين.
- في حال الرغبة بتعديل بنود القانون، يكون ذلك كالآتي:
- في الاجتماع السنوي تكون هناك مراجعة للقانون.
- في حال وجود اعتراض على أحد البنود، يدعو المنسّق العام لعقد اجتماع طارئ لمناقشة البند أو تعديله حسب ما يلزم، على أن لا يقل عدد الحاضرين عن خمسة أشخاص، وعلى أن يتم تنبيه أعضاء المجموعة للاجتماع مسبقاً بوسائل التواصل المناسبة.