الهيكل التنظيمي الإداري للبرنامج هو بمثابة دستور برنامج ويكيبيديا للتعليم. وقد تم الإتفاق عليه عبر تصويت المشاركين من سفراء ويكيبيديا، وتم الإعلان عنه رسمياً في 27 فبراير 2013 بجامعة القاهرة، على أن يبدأ العمل به بداية شهر مارس 2013.
الخطة الموضحة في الرسم أعلاه تعتمد خليط من النظام الهرمي والنظام الشبكي في الإدارة، فالنظام الهرمي مهمته الإشراف فقط والتدخل في المشكلات الوعرة وإتخاذ القرارات الحاسمة التي تؤثر في مصير المشروع، ويتخذ هذه القرارات المسئول الأول وقادة المدارس والكُليّات. وباقي العمل يتم توزيعه على جموع المشاركين في البرنامج بما فيهم المسئول الأول والقادة ليتم العمل بشكل تشاركي بحسب مفهوم ويكيبيديا ومبادئ مؤسسة ويكيميديا، وبذلك يتحقق النظام الشبكي في العمل. وفيما يلي توضيح مهام ووظائف المشاركين في البرنامج.
المسئول الأول
هو
الإشراف على سير العمل العام بالبرنامج في الدول المشاركة ببرنامج التعليم بالعالم العربي.
الإشراف بشكل مباشر على عمل قادة البرنامج في العالم العربي، وذلك بالتواصل معهم بشكل مباشر سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو الاتصالات الهاتفية.
الاجتماع بالقادة كل فترة محددة لعرض الإنجازات والمشكلات ومحاولة إيجاد حلول لها.
المشاركة في ندوات ومؤتمرات أو المشاركة في إقامتها بالمؤسسات التعليمية المشاركة وغير المشاركة بالبرنامج.
العمل المتواصل على إدخال مؤسسات تعليمية جديدة للبرنامج في الدول العربية وخارجها لمن هو مهتم بنشر الوطن العربي.
التدخل بشكل مباشر في حالات المشكلات الحرجة التي قد تؤثر سلباً على سير عملية المشروع.
قائد الكُليّة أو قائد المدرسة
القائد، هو المدير التنفيذي لعدد من المجموعات الدراسية المشاركة في برنامج التعليم، وتقع تحت مظلة مؤسسة تعليمية واحدة سواء كانت مدرسة أو كُليّة. تم استحداث هذا المنصب عام 2013، وتم الإعلان عنه بشكل رسمي في مؤتمر برنامج التعليم الثاني في 27 فبرير 2013 بجامعة القاهرة في مصر. والغرض منه هو توزيع مهام المسئول الأول وتقليص صلاحياته مع زيادة عدد المشاركين في البرنامج في مصر والعالم العربي (طالع قائمة القادة في العالم العربي)، ومهام القائد هي:
نطاق عمله الجغرافي يكون في نطاق حدود مؤسسة تعليمية واحدة، سواء كانت مدرسة أو كُليّة. وفي حالة زيادة عدد المشاركين بالمؤسسة التعليمية الواحدة فيمكن تعيين قائدين لها، وعملهم تطوعي بالكامل لا يسعى للربح.
الإشراف المباشر على عمل سفراء الجامعات وسفراء المدارس في سير البرنامج، وإشرافهم الغير مباشر على الطلاب من خلال السفراء عن طريق المتابعة المباشرة سواء بالمقابلات الشخصية أو الاجتماعات الدورية لمجموعة السفراء، وأيضاً عن طريق الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني للمتابعة اليومية، وذلك بحسب نظام العمل الداخلي لكل مجموعة دراسية.
التواصل المباشر مع المسئول الأول، وذلك بواسطة البريد الإلكتروني أو الاتصالات الهاتفية، لمتابعة ما يجري من تطورات تخص برنامج التعليم.
يكون القائد مسئول عن تقديم التحديثات عن طريق كتابة تقرير مُلخص في كل نهاية أسبوع عن الأعمال التي قام بها على مدار الأسبوع وتقديمها للمسئول الأول، كذلك ملخص بسيط عما ينوي عمله في الأسبوع التالي.
يكون القائد -بجانب السفير- مسئولاً عن نشر التحديثات الخاصة بورش العمل لعامة المشتركين في الصفحة الخاصة بالتحديثات.
يجتمع القائد بسفراءه كل فترة محددة بحسب الاتفاق لمتابعة ما يُستجد على ساحة البرنامج.
سفير الجامعة أو سفير المدرسة
سفراء ويكيبيديا في الجامعات أو المدارس هم عناصر مهمة أساسية لنجاح برنامج التعليم، ودورهم هو التطوع الكامل لتقديم الدعم التقني لمساعدة الطلبة والأساتذة على إضافة محتوى موسوعي إلى ويكيبيديا العربية، كجزء من برنامجهم الدراسي، والمهام هي:
تقديم محاضرات داخل المؤسسة التعليمية وخارجها للطلبة، لتعريفهم بكيفية التحرير في ويكيبيديا العربية، مما يجعله ملتزم بالعمل التطوعي في حدود 3 إلى 5 ساعات أسبوعياً في المتوسط.
تقديم العون بشكل مباشر للطلبة المشاركين في برنامج التعليم، بما يضمن نجاحهم في إضافة مقالات موسوعية تتماشى مع سياسات وثقافة ويكيبيديا.
تقديم العون للمدرسين بما يضمن أن الأبحاث والدراسات التي سيعمل عليها الطلبة ستكون في سياق ويكيبيديا العربية دون تعارض مع سياسة الموسوعة.
تنظيم أنشطة تعريفية بويكيبيديا داخل المؤسسة التعليمية أو خارجها، مثل ورش عمل لكيفية التحرير، والتعريف بالتراخيص، وغيرها من الأنشطة المماثلة.
سفير الجامعة أو المدرسة مسئول عن الرد على استفسارات الطلاب حول تقنية التحرير بويكيبيديا من خلال ورش العمل، وغير مُلزم بالرد خارج ورش العمل والاجتماعات ولمقابلات الشخصية، وإنما من يقوم بالرد في أوقات مغايرة هو سفير الوب.
سفير الجامعة أو سفير المدرسة لا يحق له في إلزام الطلاب بالكتابة عن مواضيح محددة، بل للطالب الحرية الكامة في إختيار الموضوعات في إطار منهجه الدراسي تحت إشراف أستاذه.
سفير الوب
سفراء الوب يقدمون دعماً تقنياً غير مباشر للطلبة على كيفية التحرير على ويكيبيديا العربية عن طريق الوسئل المختلفة للشبكة العنكبوتية، مثل صفحات نقاش ويكيبيديا والبريد الإلكتروني والفيس بوك. وتتلخص مهام سفير الوب في الآتي:
سفير الوب يجب أن يكون حاصلاً على صلاحية "محرر" في ويكيبيديا العربية، وأن يكون حصل على هذه الصلاحية لفترة لا تقل عن شهر قبل تقديم طلب إنضمام لبرنامج التعليم. وذلك لضمان نقل خبرة جيدة للطلاب الذين سيتواصلون مع سفير الوب بشكل دائم بإعتبارهم ويكيبيديين المستقبل.
سفير الوب الواحد غير مختص بمجموعة دراسية واحدة، وإنما هو سفير لويكيبيديا العربية عبر الوب في كل الدول المشاركة في برنامج التعليم على مدار فصل دراسي واحد، ويمكن تجديده طالما أدى عمله على أكمل وجه.
يُساعد سفير الوب طلابه على تجاوز العقبات التقنية في ويكيبيديا العربية، وذلك في كيفية استخدام أدوات التحرير ورفع الصور وتسهيل الفهم الخاص بالسياسات العامة لويكيبيديا والركائز الخمس.
يمكن لسفير الوب أن يُعدّل محتوى مقالة الطالب لتحصيح أخطاء معينة مغايرة لسياسات الموسوعة أو لتنسيق الويكي دون المساس بالمحتوى العلمي بقدر الإمكان، مع إلتزامه الكامل بمراسلته حال هذا إجراءه هذا التعديل ليفهم الطالب التغيير الذي حصل حتى لا يقع في نفس الخطأ مرة أخرى مع متابعة السفير له، مع إلتزامه بمراجعه مقالاته وتعديلاته الجديدة طالما لم يحصل بعد على صلاحية محرر.
يلتزم سفير الوب بالتواصل الدائم مع القادة والسفراء الآخرين بخصوص الطلاب لضمان نجاح البرنامج.
غالباً ما تتطلب مهام سفراء الوب تخصيص من 3 إلى 5 ساعات أسبوعية في المتوسط وين تقسيمها يومياً، وقد يزيد هذا المعدل عن ذلك أو يقل بحسب الجدول الدراسي للطلاب.
الأستاذ الجامعي أو المدّرس
هو العضو المعني بمجموعة من طلابه مشاركة في برنامج التعليم. فهو المسئول الرئيسي عن المراجعة العلمية الدورية للمقالات التي يطورها الطلاب بما يضمن إنتاج محتوى موسوعي متميّز ذو موثوقية. ودوره يتلخص في الآتي:
تشجيع الطلاب على الإنضمام لبرنامج التعليم ليصبحوا أحد محرري ويكيبيديا، وذلك من أجل التطوع الكامل في المشروع.
الالتزام بالمراجعة العلمية بما يقوم به الطلاب من تعديلات في صميم موضوع المقالة، وليس في التقنيات التي تعد من مسئوليات سفراء المدارس والجامعات وسفراء الوب.
المتابعة بشكل دوري مع قادة البرنامج بما يخص المصلحة العليا لنجاح البرنامج.
المتابعة المستمرة مع سفراء المدارس أو سفراء الجامعات لتنسيق ورش العمل المخصصة لتعليم الطلاب تحرير ويكيبيديا.
توعية المهتمين من العاملين بالتدريس في الكُليّة أو المدرسة التي يعمل بها لتشجيع طلابهم على الإنضام للبرنامج، مع عدم وضع إعتبار أن البرنامج ليس عبارة عن سباق بين المجموعات الدراسية، والمهم في المجمل خدمة اللغة العربية وإثراء المعلمومات المقدمة للقارئ العربي عبر النسخة العربيّة من ويكيبيديا.
وضع جدول زمني للطلاب للإلتزام به لتقديم الأعمال قبل نهاية المدة المحددة لنسخة البرنامج والتي تمتد على مدار فصل دراسي كامل.
